Просроченная дебиторская задолженность: понятие и управление

О чем речь? Просроченная дебиторская задолженность – долг, не уплаченный в срок контрагентом, у которого истек срок исковой давности. Для «дебиторки» в бухучете используется своя строка – 1230.

На что обратить внимание? Просто так списать просроченную дебиторскую задолженность нельзя. Компании необходимо собрать первичную документацию, сделать проводки и составить акт.

Суть просроченной дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность – материальные активы, которые компании должны выплатить контрагенты. Организация, передавшая товар, оказавшая услугу и ожидающая оплату, – это кредитор. Лицо, получившее товар или услугу и не оплатившее их, – дебитор, тот же заемщик или должник.

Дебиторами могут быть:

• Заказчики, получившие товар, услуги.
• Заемщики, не выполнившие обязательства перед кредитором.
• Поставщики, получившие предоплату, но не поставившие товар, не выполнившие работы, не оказавшие услуги.
• Лица, не отчитавшиеся за взятые под отчет средства.
• Сотрудники, не вернувшие переплаченные деньги.
• Учредители, не оплатившие долю в уставном капитале.
• Государство, в лице, например, Федеральной налоговой службы, получившее переплаченные средства по налогам и сборам.

Просроченная дебиторская задолженность – обычная штатная ситуация в деятельности компании. К примеру, завхоз получил деньги на закупку строительных материалов для ремонта. На период от получения средств до оформления отчета за потраченное лицо считается дебитором.

Дебиторская задолженность часто признается просроченной при невыполнении обязательств в определенный период, который должен быть обозначен в договоре.

Различают следующие виды:

• Краткосрочная, со сроком исполнения в течение 12 месяцев.
• Сомнительная, задолженность – такая, которую компания ожидает получить от клиентов, но есть серьезные сомнения по поводу ее финансирования. Отражение ее в отчетности важно для адекватной оценки текущего финансового положения компании.
• Безнадежная просроченная дебиторская задолженность, списание которой невозможно. Это сумма, которую компания полностью прописала как невозвратимую и, следовательно, не ожидает получения от должника.

Механизм образования просроченной дебиторской задолженности

Разбираясь в вопросе, что это значит – просроченная дебиторская задолженность, следует понимать, по каким причинам она может образоваться.

• Несоблюдение сроков внесения денежных средств по счетам. Клиенты могут нарушать график платежей по причине финансовых затруднений, безответственного отношения к своим обязательствам.
• Действие непреодолимой силы. К таким факторам относятся стихийные бедствия, техногенные катастрофы, военные действия, эпидемии.
• Неправильное управление финансами. Ненадлежащий контроль, нарушение правил кредитования могут привести к возникновению просроченной задолженности.
• Ошибки в бухгалтерском учете. Они происходят по причине отсутствия профессиональной подготовки специалистов, что ведет за собой неправильное выставление счетов, отсутствие должного контроля за взаиморасчетами с контрагентами, и строгого учета, отслеживающего сроки погашения дебиторской задолженности.
• Недобросовестность контрагентов. Бывает, возникновение просроченной дебиторской задолженности основано на неправомерных действиях партнеров либо покупателей, которые умышленно не оплачивают долги.

Залогом финансовой стабильности компании является строгий учет и контроль за соотношением «дебиторки» и «кредитки», соблюдением их лимита, а также принятие своевременных мер по предотвращению риска их возникновения и своевременной ликвидации.

Просроченную дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете также классифицируют

По типу должников:

• Задолженность контрагентов, нарушающих свои договорные обязательства, не оплачивающие счета вовремя.
• Обязательство сотрудников, получивших аванс, кредит, под отчет, а также при переплате заработка.
• Задолженность учредителей при неоплате ими долей в уставном капитале компании в срок, определенный составленным соглашением.
• Заем государственных органов, если совершена переплата по обязательным платежам средств в бюджет (сюда относятся налоговые выплаты, денежные сборы, различные взносы).

По характеру причин просрочки:

• Неуплата по счетам, когда контрагенты нарушают договорные обязательства, не соблюдают сроки оплаты за приобретенный товар, своевременно выполненные работы или оказанные услуги.
• Неполная оплата, при котором партнер или клиент лишь частично оплатил условленную сумму.
• Спорная задолженность, если покупатель заявляет о плохом качестве товара или выполненных работ.

Учет просроченной дебиторской задолженности

По правилам бухучета, дебиторская задолженность отражается в разделе оборотных средств. Возникает резонный вопрос: можно ли считать активом просроченную «дебиторку»?

Банкротство физических лиц поможет решить проблему с кредитами, долгами и займами по Федеральному закону № 127

Для ответа на вопрос изучим классическое определение оборотных финансовых активов, где четко указывается, что таковыми являются особые ресурсы организации, которые:

• служат для поддержания непрерывного цикла производственной деятельности компании;
• погашаются за операционный цикл.

Согласно международным стандартам финансовой отчетности (МСФО), ресурс может являться активом, если он контролируется фирмой и в нем заложен экономический потенциал на перспективу.

Делаем вывод, что «дебиторка» может признаться активом в некоторых случаях, когда должник:

• Открыто и честно уведомил об ухудшении своего финансового положения, попросил предоставить отсрочку платежа, сообщил о намерениях погасить задолженность.
• Давно сотрудничает с компанией, имеет репутацию надежного партнера и отношения с ним имеют взаимовыгодный характер.

Дополнительно учитываются следующие критерии:

• Компания считает задолженность конкретного дебитора долговым обязательством, и не подвергается сомнениям его погашение.
• Образовавшаяся задолженность не признается просроченной в связи с истечением срока давности взыскания.

Дебиторская задолженность может быть признана просроченной, если это прописано в условиях договора. За организацией остается право не признать ее рискованной, в этом случае задолженность может стать активом, тогда для ее отражения применяется строка 1230.

В связи с истечением срока давности взыскания дебиторская задолженность может считаться просроченной, и она не отражается в составе оборотных средств потому что:

• Не соответствует установленным нормам актива.
• Возврат денежных средств практически невозможен и получить экономическую выгоду при такой ситуации – факт бесперспективный.
• Безнадежная дебиторская задолженность подлежит списанию на основании п.2 ст. 266 Налогового Кодекса Российской федерации.

Безнадежная дебиторская задолженность оказывает на бизнес негативное влияние: тормозит оборачиваемость активов, вынуждает обращаться к кредитам, расходовать средства на взыскание. Этот показатель искажает положение дел: в активе отражены суммы, которых на практике нет. Безнадежный долг важно вовремя выявить и списать на убытки, определив срок взыскания по правилам бухгалтерского учета. Они таковы:

• Просроченная дебиторская задолженность по регламенту подлежит списанию, если с даты уплаты, обозначенной в договоре, минуло три года (на основании ст. 196 Гражданского кодекса Российской федерации), а платежи от должника не поступили.
• Срок исковой давности не прерывался.

Право для прекращения срока исковой давности есть и у дебитора, и у кредитора в случаях признания и погашения долга, обращения в суд, возникновения форс-мажорных ситуаций.

Полный перечень причин, на которых может основываться прерывание исковой давности, был утвержден 29.09.2015 г. в постановлении Пленума Вооруженных сил Российской федерации №43.

Важно, чтобы факт признания просроченной дебиторской задолженности в балансе был оформлен документально. При этом составляется акт сверки расчетов за подписью обеих сторон, признание претензии и другие документы. После этих действий отсчет срока исковой давности начинается с нуля. Срок ее ограничен десятью годами с момента нарушения права.

Сомнительная просроченная задолженность в балансе не проводится: по правилам бухгалтерского учета непогашенный в срок и не обеспеченный залогом и внешними гарантиями долг обязательно резервируется. Если же доверие к контрагенту в плане погашения задолженности имеется, то резерв не создается, на это указывает письмо Минфина от 27.01.2012 №07-02-18/01.

Порядок формирования и использование резерва по сомнительной задолженности определяется специально созданной комиссией и прописывается в учетной политике компании. Резерв выводится на забалансовый счет "Сомнительная задолженность" и снижает тем самым дебиторскую задолженность, отраженную в балансе.

Для определения сомнительного долга в целях создания резерва производятся следующие действия:

• Продумываются критерии, по которым задолженности будут отнесены в группу сомнительных.
• Регулярно проводится мониторинг вероятности погашения долгов.
• При появлении обстоятельств, при которых появляется возможность ликвидации долгов, сомнительная задолженность пересматривается, а сумма резерва корректируется.

Создание резерва дает возможность более достоверно понимать финансовое положение, и его создают не только крупные компании, но и небольшие индивидуальные предпринимательства.

Размер резерва зависит от срока задержки платежа и рассматривается согласно п.70 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного приказом Министерства финансов №34н от 29.07.1998:

• В отношении каждой сомнительной задолженности.
• С учетом финансового положения должника-дебитора.
• Оценивая вероятность погашения долга.

Отчисления в резерв считаются прочими расходами, и это прописано в п. 11 Положения по бухгалтерскому учету 10/99 "Расходы организации", утвержденном приказом Министерства финансов №33н от 06.05.1999 г.

Списание просроченной дебиторской задолженности

Срок просроченной дебиторской задолженности ограничен. При истечении исковой давности и отсутствии возможности вернуть долги проводится процедура списания, которая строго регламентирована. Основанием для нее являются письменное описание, инвентаризация и приказ руководителя компании.

Если задолженность определена кредитором бесперспективной для возврата и списана в качестве убытка, совсем она не исчезает: долг в балансе отражается еще пять лет, чтобы дать возможность дебитору его погасить.

Для принятия решения о признании долгов безнадежными понадобится ряд документов: выписка о ликвидации компании-дебитора, постановление о банкротстве компании, акта о невозможности взыскания долга с обоснованием. Условия списания напрямую зависят от наличия резерва:

• Если резерв сформирован, весь долг по «дебиторке» списывают на основании бухгалтерской справки. Для проводки применяют кредит 62 и дебет 63. Списываемая сумма долга отражается в сумме проводки и забалансовом отчете по дебету 007.
• При отсутствии резерва порядок списания такой же, но задолженность отражается по кредиту 62 и дебету 91.2.

Списание задолженности завершается составлением акта с указанием:

• Полного и краткого наименования и реквизитов компании.
• Названия и цели составления акта.
• Основной части, включающей информацию о компаниях, по которым установлена задолженность, их реквизитах, договорах, сумме долга, основаниях для списания. Обычно эта часть акта оформляется в виде таблицы.
• Подписи ответственных лиц: руководителя компании и главного бухгалтера.

Важно указать, что списываемая сумма включается во внереализационные расходы на прибыль, и обязательно дать ссылку на нормативные документы.

Часто задаваемые вопросы о просроченной дебиторской задолженности